Kurumsal dünyanın vazgeçilmezleri olan toplantı verimini arttırmak, hem konuşmacı hem katılımcıların hem de ilgili şirketlerin elbette ki yararına olacaktır. Birçok kişi toplantılardan nefret eder. Bunun çok sayıda nedeni var. Sıkıcı gündem, gergin havaya neden olan konuşucu ve katılımcılar, havasız ve dikkat dağıtıcı ortam, uzun saatler…
Toplantılardan hoşlanmamak için bunlara benzer birçok neden sayarak listeyi uzatabiliriz.
Pekala iş dünyasında büyük bir yer tutan toplantıları daha verimli kılmak için neler yapabiliriz? İşte daha verimli bir toplantı gerçekleştirmek için atabileceğiniz üç adım.
KENDİNİ TOPLANTIYA HAZIRLA
Bir toplantıyı en çok baltalayacak etken şüphesiz ki konuşmacı olacaktır. Öncelikle ilgili gündeme hakim olmayan konuşmacı dikkatleri üzerine toplamakta zorlanır. Toplantı esnasında yavaş ya da fazla hızlı konuşmak, uzun ve yorucu cümle tercihleri, kendine güvensiz ses tonu gibi etkenler konuşmacının katılımcılar üzerindeki etkisine olumsuz yönde tesir eder. Bu nedenle bir konuşmacı olarak toplantı gündemine tamamıyla hakim olmalısınız. Dili, jest ve mimikleri yerinde etkili ve yerinde kullanmak, özgüvenli duruş gözlerin sizin üzerinizde olmasını sağlar.
KATILIMCILARI TOPLANTIYA HAZIRLA
Toplantıların asıl muhatapları şüphesiz ki katılımcılardır. Katılımcıların ilgisi verim ve işleyiş açısından oldukça önemlidir. Konuşmacı olarak kendinizi toplantıya hazırladıktan sonra katılımcıları da hazırlamanız gerekir. Toplantı öncesinde katılımcıları mutlaka gündemden haberdar etmelisiniz. Ayrıca gündemdeki konuyu ilgi odağında tutabilmek adına toplantı süresini kısa tutmak ve bu süreyi en verimli şekilde kullanmaya çalışmak gerekir. Sunumun gerçekleştiği ortamın fazla dolu ya da fazla boş olması da etkinliğe zarar verir.
ORTAMI TOPLANTIYA HAZIRLA
Konuşmacı ve katılımcılar hazırsa toplantı için tek bir eksik var demektir; Ortam. Maksimum verim için ortamın sunuma hazır olması, en az konuşmacı ve katılımcıların hazır olması kadar önem taşır. Ortamın sade ve düzenli olması önemli, buna ek olarak teknolojiden de maksimum verim almak gerekiyor. Konuşmanızı yaparken elinizde bir kağıt parçası olmasıyla arkanızdaki perdede yansımış bir sunum olması elbette ki fark yaratacaktır. Sunumunuzu güçlendirecek görsel destekli sunum imkanları, konuşmanızı etkili kılacak prompter sistemleri, gündeme tümüyle hakim olmanızı sağlayacak akıllı kürsü sistemleri ile toplantılarınızın verimini maksimum seviyeye çıkarabilirsiniz.
