Etkili sunum için yedi kural
“Toplantı’” kavramı birçoğumuz için ilgi çekicilikten uzak ve endişe verici bir kavram. Ancak elbette toplantıların kurumsal dünyadaki rolü oldukça büyük ve önemli.
Neden birçoğumuz toplantılardan pek de hoşlanmıyoruz?
Toplantılardan hoşlanmamak için birçok neden sayabiliriz. Bunların başında etkili sunuma hazırlıksız gelen, sunduğu konuya hakim olmayan konuşmacılar geliyor. Aynı zamanda konuyu ilgi çekici ve etkili yoldan anlatmak da konuşmacı için hayati önem taşıyor.
Peki önemli kararların alınacağı, iş planlarının yapılacağı yani katılımcıların ilgisini toplamanın oldukça önemli olduğu toplantıları daha ilgi çekici kılmak için neler yapılmalı?
İşte konuşmacının toplantıyı ‘’zaman kaybı’’ olmaktan sıyırması ve sunumu etkili kılması için uyması gereken 7 basit kural;
- Gündemi belli olmayan toplantı=Zaman kaybı
Katılımcılar, toplantının ne hakkında olacağını ve neden gelmeleri gerektiğini bilerek toplantıya katılmalıdır. Gündemin, katılımcıların toplantıda aktif olması ve toplantıda etkin olmaları için katılımcılara yeterince erken iletilmesi gerekir. Buna ek olarak amacın eyleme dönüştürülebilir olması gerekiyor. Toplantılar sadece konuşmak için değil, konusu hakkında kafalardaki soru işaretlerini yok etmek ve sorunlara çözüm bulma amacıyla yapılmalıdır.
- Bir toplantıda bir konu
Bir konuyla ilgili olan toplantılar birden fazla konulu toplantılara nazaran daha etkilidir. Örnek olarak üç farklı konusu olan bir toplantıyı ele alalım. Konuşmacı üç numaralı konuya geçtikten katılımcılar önceki konulara ilgisini kaybeder. Toplantılardaki birden fazla konu, odak kaybına yol açar.
- Zamanın önemi
Eğer konuşmacı olarak katılımcıların ilgisini sunumun konusunda tutmak istiyorsa zamanı doğru ve yeterli kullanmalıdır. Sıkı bir zaman çizelgesi, odaklanmanın ve verimli kalmanın en iyi yoludur, çünkü özellikle iş dünyasında zaman büyük önem taşır.
- Çok kalabalık, az ilgi
Bir toplantıda ne fazla sayıda katılımcı varsa konuşmacının ilgiyi toplantının konusunda tutması da bir o kadar zordur. Verimli ve etkili bir toplantı için toplantınız her zaman küçük tutun.
- Toplantı sahibi; hazır!
Toplantı ciddi bir iştir. Hiçbir şey bir toplantıyı hazırlıksız bir toplantı liderinden daha fazla mahvedemez. Konuşmacı toplantı gündemine hakim olmalı ve toplantıya yön verecek yetiye sahip olmalı.
- İlgisiz katılımcılar dışarı!
Toplantı gündemine uzak ve konuyla ilgisiz katılımcılar toplantı kalitesini düşürür. Toplantı düzenini bozan ve akışa zarar veren katılımcıları toplantılardan uzaklaştırmak, ilgili katılımcılara yapılacak büyük bir iyilik.
- Teknolojiyi kullan.
Toplantı etkili olmalı. Günümüzde etkili sunum için konuşmacının en büyük yardımcılarından biri ise; teknoloji. Toplantıyı sunumla desteklemek, konuşmacının gündeme daha rahat hükmetmesini sağlayacak akıllı kürsüleri, sözlerin etkisini arttıracak prompter teknolojilerini kullanmak toplantı boyunca gözlerin üzerinde olduğu konuşmacı için büyük önem taşır.
